7 functies die een goed boekhoudprogramma voor zzp'ers moet hebben
Wie op zoek gaat naar een boekhoudprogramma zzp, struikelt al snel over lange feature-lijsten en vage marketingtaal. Niet elke functie is voor iedere zzp'er even belangrijk, maar er is wel een kern van zeven functies die bij vrijwel elk boekhoudprogramma aanwezig moet zijn om je administratie werkbaar te houden. Loop deze checklist na bij elk programma dat je overweegt, ongeacht de aanbieder.
De checklist
-
1. BTW-aangifte Het programma moet je omzet en voorbelasting automatisch indelen in de juiste BTW-rubrieken en per kwartaal een overzicht geven dat aansluit op de aangifte bij de Belastingdienst. Controleer of dit overzicht ook herleidbaar is: kun je met één klik zien welke facturen en bonnen achter een bedrag zitten.
-
2. Facturatie Je moet snel een professionele factuur kunnen opstellen, met een doorlopende nummering, je eigen huisstijl en automatische herinneringen bij te late betaling. Let erop of terugkerende facturen automatisch verstuurd kunnen worden als je met vaste klanten werkt.
-
3. Bonnetjes scannen Een goede scanfunctie herkent bedrag, datum en BTW-percentage automatisch vanaf een foto van de bon, zodat je niet elk getal handmatig hoeft over te typen. Test dit met een paar van je eigen, wat minder scherpe bonnetjes voordat je vertrouwt op de herkenning.
-
4. Bankkoppeling Met een directe koppeling met je zakelijke of privérekening worden transacties automatisch ingelezen, wat veel handmatig invoerwerk scheelt. Controleer of de koppeling automatisch suggesties doet voor het matchen van betalingen aan facturen en bonnen.
-
5. Rapportages Een winst-en-verliesrekening en een balans op elk gewenst moment geven je inzicht in hoe je onderneming ervoor staat, zonder dat je hiervoor apart hoeft te rekenen. Zoek naar rapportages die je kunt filteren op periode, zodat je ook tussentijds kunt bijsturen.
-
6. Ondersteuning boekhouder-export Ook als je zelf boekhoudt, kan het zijn dat je aan het eind van het jaar een boekhouder inschakelt voor de jaarrekening. Zorg dat je gegevens exporteerbaar zijn in een standaardformaat, zodat een boekhouder er meteen mee verder kan zonder alles over te typen.
-
7. Prijs en opzegtermijn Kijk niet alleen naar het maandbedrag, maar ook naar wat er gebeurt als je wilt stoppen: kun je maandelijks opzeggen, en blijft je data na opzegging nog een tijd toegankelijk om te exporteren. Een korte opzegtermijn geeft je vrijheid om later alsnog te wisselen.
Hoe gebruik je deze checklist?
Loop de zeven punten na voor elk boekhoudprogramma dat je overweegt en noteer per punt of het aanwezig is, gedeeltelijk aanwezig is, of ontbreekt. Een programma dat op alle zeven punten scoort, is in de meeste gevallen volledig genoeg voor een zzp'er. Mist een programma structureel op één of twee punten, weeg dan af of dat voor jouw type werk problematisch is: een dienstverlener zonder voorraad heeft bijvoorbeeld minder aan uitgebreide rapportages dan iemand die ook goederen verkoopt.
Deze checklist zegt bewust niets over specifieke aanbieders. Het doel is dat je zelf, met deze zeven punten in de hand, elk boekhoudprogramma zzp kunt doorlichten, of je nu een gratis of betaalde optie bekijkt.